Praca grupowa jest konieczna w przedsiębiorstwach szczególnie przy realizacji wszelkiego rodzaju projektów . Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero z użyciem nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą efektywnej zaplanować pracę, sprawniej delegować zadania i w konsekwencji wykonać założenia projektu na czas . Wybierając aplikację do pracy grupowej warto przemyśleć swoje potrzeby i upewnić się, czy aplikacja zawiera moduły umożliwiające ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje określone uprawnienia a także przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma natomiast możliwość generowania sprawozdań określających stan prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności poszczególnych pracowników . Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.